Reinigingscertificaat1. Inleiding
Het Europees Reinigingsdocument (ERD) werd ontwikkeld door EFTCO, ECTA
en Cefic met als doel de behoeften te dekken van de tankreinigingsstations,
de transportbedrijven en de chemische industrie.
EFTCO is eigenaar en houder van het exclusieve auteursrecht van het
ERD.
Het gebruik van een uniform Europees document heeft belangrijke voordelen
voor alle betrokken partijen:
Het gebruik van een unieke nummering voorkomt vervalsing van het reinigingsdocument;
Het gebruik van de EFTCO Tank Cleaning Codes maakt het voor iedereen inzichtelijk welke reinigingsoperaties werden uitgevoerd bij het reinigen van de tank. De EFTCO Tank Cleaning Codes zijn momenteel beschikbaar in 6 talen (E, F, D, NL, I, E) (zie bijlage). Daardoor wordt de vertaling van de informatie van het reinigingsdocument gemakkelijk voor alle gebruikers.
De Nationale Tankreiniging Associaties zijn op nationaal niveau verantwoordelijk voor de vertaling, het drukken en de verdeling van het Uniform reinigingsdocument, alsook voor de toewijzing en supervisie van de unieke document nummers en dit alles moet volledig conform zijn met de huidige richtlijnen en het vastgelegde formaat.
Het gebruik van het Europees reinigingsdocument zal alleen worden toegestaan aan reinigingsstations die een SQAS audit hebben ondergaan.
Vereisten voor het Europees reinigingsdocument
Het Europees reinigingsdocument moet voldoen aan volgende vereisten:
Het document moet minimaal uit 3 gekleurde kopieën bestaan:
- witte kopie (origineel): voor de volgende laadplaats.
- gele kopie: voor de chauffeur.
- blauwe kopie: voor het reinigingsstation.
- groene kopie: wordt samen met de factuur verzonden naar de klant/transportbedrijf (optioneel).
De afmetingen van het document moet A4 (portret) zijn.
De voorgedrukte teksten moeten in het blauw worden afgedrukt in de nationale
taal en het Engels.
Het document moet technisch beschermd zijn tegen duplicatie door op de
achtergrond het EFTCO logo af te drukken met de indicatie “original”
op de witte kopie en “copy” ophet gele, groene (optioneel)
en blauwe exemplaren en wel zodanig dat de EFTCO achtergrond bij het kopiëren
verdwijnt of zeer donker wordt of door elkaar wordt gehaald.
Het document moet volgende voorgedrukte informatie bevatten:
- EFTCO logo en Website adres.
- Bovenaan de titel: «European Cleaning Document».
- Uniek documentnummer (voorgedrukt) voorafgegaan door de landencode.
- Naam/logo, telefoon en website van de nationale reinigingsassociatie.
- Kader 1:Naam/logo van het tankreinigingsstation, volledig adres, E-mail, tel, fax.
- Kader 2:Referentie nummer klant (optioneel).
- Kader 3:Serienummer of opdrachtnummer van het reinigingsstation.
- Kader 4:Naam en adres van de klant (contracterende partij). De code van de klant kan toegevoegd worden indien beschikbaar. Wanneer het transportbedrijf niet bekend is, moet de naam van de chauffeur worden aangegeven.
- Kader 5:Identificatienummers van het voertuig en/of de tank, container of IBC.
- Kader 6:Indicatie van de aard van het product: vloeistof/vast/chemische stof/levensmiddel (optioneel).
- Kader 7:Identificatie van de volgende te vervoeren lading (optioneel).
- Kader 8:Identificatie per compartiment
van de vorige lading waarvan de tank werd gereinigd.
Voor gevaarlijke stoffen:
UN nummer en gepaste transportnaam, handelsnaam of chemische benaming.
Voor niet gevaarlijke stoffen:
handelsnaam of chemische benaming. - Kader 9:Beschrijving van de reinigingswijze
gebruikmakend van de EFTCO Tank Cleaning Codes en de EFTCO Tank Cleaning
omschrijvingen (optioneel):
Aanduiding wat met succes werd gereinigd:
tanks (compartimenten).
hulpstukken (slangen / pompen / uitlopen, …). Voor slangen moeten de identificatienummers worden aangegeven indien ter beschikking.
gebruikte reinigingsmiddelen.
gebruikte reinigingsprocedures.
uitgevoerde testen.
afvalbehandeling.
extra’s. - Kader 10:Bijkomend uitgevoerde diensten.
- Kader 11:Observaties/commentaar van het reinigingsstation.
- Kader 12:Naam van de persoon die de reiniging heeft uitgevoerd (reiniger),(optioneel).
- Kader 13:Datum en tijd van de registratie
bij aankomst (optioneel) Datum en tijd van het einde van de reinigingsoperatie.
Condities gebruikmakend van de volgende woorden “Het reinigingsstation en de chauffeur bevestigen dat de bovenvermelde diensten werkelijk werden uitgevoerd bij de reiniging van de tank (zie EFTCO definitie voor “clean”)”. - Kader 14:Naam en handtekening van de persoon die de reiniging heeft gecontroleerd.
- Kader 15:Naam en handtekening van de chauffeur (optioneel)
Noot:
De EFTCO definitie voor clean is de volgende:
“een tank zal als clean worden omschreven wanneer er geen zichtbare
sporen of geur van het laatste product of de gebruikte reinigingsmiddelen
aanwezig zijn bij een inspectie vanuit het mangat.”
Wanneer de reiniging uitgevoerd werd overeenkomstig eisen van de klant die afwijken van bovenvermelde EFTCO definitie dient dit te worden aangegeven in Kader 11:“Observaties’.
Hoe moet het Europees reinigingsdocument op het reinigingsstations worden ingevuld?
Het document moet door het reinigingsstation met behulp van een printer verbonden met een computersysteem worden ingevuld. Matrix of laser printers mogen worden gebruikt.
Wanneer veranderingen met de hand werden aangebracht aan een afgedrukt reinigingsdocument dient het document als ongeldig te worden beschouwd.
In uitzonderlijke omstandigheden (bv. defect van de computer of de printer), kan het nodig zijn om het reinigingsdocument manueel in te vullen. In dit geval moeten alle vakken worden ingevuld met dezelfde informatie als bij het afdrukken van het document. Het handschrift moet duidelijk leesbaar zijn en onder observaties/ commentaar (Kader 11) wordt de reden van het manueel invullen duidelijk omschreven.
Een stempel die het reinigingsstation éénduidig identificeert moet op het manueel ingevulde document worden gezet om de authenticiteit ervan te bewijzen. Er mogen geen andere stempels op het reinigingsdocument worden gezet.
